Uygunsuzluk, bir gerekliliğin karşılanmaması durumudur. Gereklilik; standart maddesi, yasal düzenleme, müşteri şartı veya kuruluşun kendi prosedürü olabilir.
Doğru bulgu nasıl yazılır?
Kullanılabilir bir uygunsuzluk ifadesi üç bileşen içerir:
- Gereklilik: Hangi madde veya doküman ne diyor
- Kanıt: Sahada ne gözlendi, hangi kayıt incelendi
- Sapma: İkisi arasındaki fark
“Kalibrasyon takibi yetersiz görünmektedir” bir bulgu değil, bir izlenimdir. Denetlenen birim bununla ne yapacağını bilemez ve düzeltici faaliyet açılamaz.
Düzeltme ve düzeltici faaliyet farkı
Düzeltme, tespit edilen sapmanın giderilmesidir: kalibrasyonu geçmiş cihazı kalibrasyona göndermek gibi.
Düzeltici faaliyet, sapmanın tekrarını önleyecek sistem değişikliğidir: takip sistemine uyarı eklemek, sorumluluğu tanımlamak, prosedürü güncellemek gibi.
Yalnızca düzeltme yapılıp kapatılan bulgular bir sonraki iç denetimde tekrar açılır.
Kök neden kimin sorumluluğunda?
Kök neden analizi denetlenen birimin sorumluluğudur. Denetçi neyin uygunsuz olduğunu tespit eder; nedenini bulmak ve gidermek süreç sahibinin işidir.
Bulgu yazımı standarttan bağımsız bir denetçi becerisidir. Uygunsuzluk ifadesinin kurulması, sınıflandırılması ve raporlanması ISO 19011 eğitiminde örnek senaryolar üzerinden çalışılır. Belirli bir standardın maddelerine göre denetim yapabilmek içinse ilgili standart eğitimini de almanız gerekir.