Dokümante edilmiş bilgi, kuruluşun kontrol etmesi ve sürdürmesi gereken bilgi ile bu bilginin bulunduğu ortamı ifade eder. Eski standartlardaki “doküman” ve “kayıt” kavramlarını tek bir terim altında toplar.
İki kullanım biçimi
- Sürdürülen bilgi: Nasıl çalışılacağını tanımlar. Prosedürler, talimatlar, politikalar, proses kartları.
- Muhafaza edilen bilgi: Ne yapıldığının kanıtıdır. Kayıtlar, raporlar, ölçüm sonuçları, denetim bulguları.
Kalite el kitabı zorunlu mu?
Hayır. Güncel yönetim sistemi standartları belirli bir doküman setini zorunlu kılmaz. Kuruluş, süreçlerinin etkin işleyişi için hangi bilginin dokümante edilmesi gerektiğine kendisi karar verir.
Ancak bazı maddelerde açıkça dokümante edilmiş bilgi istenir; bunlar standart metninde belirtilir.
Kontrol beklentileri
Bilginin erişilebilir, okunabilir, uygun şekilde tanımlanmış, güncel ve yetkilendirilmiş olması; değişikliklerin kontrol edilmesi, saklama süresi ve imha yönteminin belirli olması beklenir.
Dijital ortamda tutulan bilgide erişim yetkileri, yedekleme ve sürüm kontrolü de bu kapsamdadır. ISO 19011:2026’nın sanal lokasyon kavramı, bu ortamların denetim programına dahil edilmesini gerektirir.
Dokümantasyon kontrolü, harmonize yapıyı paylaşan tüm yönetim sistemlerinin ortak maddesidir; entegre sistemlerde tek bir çatı altında yönetilebilir. Beklentilerin standart bazındaki karşılığı örneğin ISO 9001 eğitimi gibi programlarda ele alınır. Entegre sistem eğitimleri için bizimle iletişime geçebilirsiniz.